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6 bonnes pratiques pour organiser un webinaire avec succès

Vous souhaitez organiser un webinaire, mais ne savez pas du tout comment vous y prendre. De la préparation de l’événement à sa concrétisation, c’est, en effet, un exercice complexe qui nécessite du temps et de l’expertise. 

Mais, bien organisé, le webinaire peut générer des résultats intéressants pour votre entreprise. Ce n’est pas un hasard si c’est une pratique en vogue pour attirer de nouveaux prospects et transformer les plus réticents en clients.

Il est normal que vous souhaitiez, vous aussi, profiter de cette aubaine, n’est-ce pas ? C’est pourquoi nous vous livrons 6 bonnes pratiques à suivre absolument pour organiser un webinaire avec succès. 

Qu’est-ce qu’un webinaire ?

Un webinaire (ou webinar) est une conférence en ligne. Elle est donc, par nature, accessible partout dans le monde, avec une simple connexion Internet. C’est une vraie opportunité pour une entreprise, une organisation ou un conférencier qui souhaite réunir un large public, sans avoir à les rassembler dans une pièce. À ce titre, c’est aussi bien moins coûteux puisque vous éliminez tous les frais liés à la location de la salle, à l’accueil et à la sécurité des participants. 

De plus, les outils numériques offrent d’innombrables opportunités pour faire de cet événement digital un élément central de votre stratégie marketing. Lors du webinaire, vous pouvez interagir avec votre audience, intégrer des présentations, jouer avec des effets visuels ou sonores… C’est un format très engageant qui répond à de nombreux objectifs business. 

Pourquoi organiser un webinaire ?

Organiser un webinaire s’avère être un levier intéressant à intégrer à votre stratégie de communication digitale, et ce, pour trois raisons.

Le webinaire est avant tout un format long : il dure 30 à 60 minutes en moyenne (seuls 10 % des webinaires dépassent les 1h30). Cela vous laisse le temps d’approfondir votre sujet et, à plus forte raison, de démontrer votre expertise.

C’est aussi une occasion idéale pour présenter un nouveau produit ou service à vos prospects et clients. Vous pouvez insister sur des fonctionnalités clés, recueillir les premières réactions de vos acheteurs potentiels et même tester votre discours de vente.

Enfin, ce contenu à forte valeur ajoutée est une excellente opportunité de générer des leads qualifiés. Pour maximiser son potentiel, l’organisation de votre webinaire s’inscrit parfaitement dans une stratégie inbound marketing. Celle-ci vise à transformer vos prospects en clients grâce à un contenu qualitatif et pertinent. Vous pouvez ainsi intégrer le webinaire à une étape clé de votre tunnel de vente pour encourager les conversions. 

6 conseils pratiques pour organiser un webinaire avec succès 

  1. Définir les objectifs de votre webinaire 

Pourquoi voulez-vous organiser un webinaire ? C’est la première question que vous devez vous poser. Répondez-y honnêtement. Cela vous permettra de définir les objectifs précis de votre webinaire pour mieux orienter votre contenu marketing par la suite. Votre communication sera bien plus efficace, car votre webinaire répondra avec pertinence aux problématiques de votre audience. 

  1. Trouver la thématique de webinaire « idéale »

Une fois vos objectifs définis, vous pouvez trouver et affiner la thématique de votre webinaire. Si l’on dit « idéale », elle doit surtout l’être pour vos prospects : quelles informations souhaiteraient-ils tirer d’un tel contenu ?

Cette réflexion est fondamentale, car vous devez retenir l’attention de votre prospect pendant un temps relativement long (à l’échelle d’Internet). Il doit donc trouver dans votre webinaire une réelle valeur ajoutée. 

Il peut, par exemple, s’agir de conseils sur un thème que vous maîtrisez. Ainsi, si l’on parle de webmarketing, on pourrait organiser un webinaire sur « comment élaborer une stratégie digitale en 2023 ? ». 

Le sujet de votre webinaire peut être très vaste, pour toucher une large audience, ou plus spécifique, si vous vous concentrez sur une niche. Les deux approches sont intéressantes, tant qu’elles sont corrélées à votre stratégie de communication globale. 

  1. Communiquer très tôt auprès de l’audience cible

Quand on parle d’organiser un webinaire, il est primordial de s’attarder sur sa promotion. Vous devez faire parler de votre évènement pour enregistrer un maximum d’inscriptions. C’est d’autant plus essentiel que, lors de sa diffusion, vous aurez moins de participants que d’inscrits.

Pour faire vos calculs, vous pouvez estimer un taux de participation final d’environ 30 %. Cela peut être un bon indicateur clé de performance (KPI) à suivre pour juger de la performance de votre événement. 

Par conséquent, pour engranger le plus de participations possible, communiquez le plus tôt possible auprès de votre audience cible. Pour ce faire, vous pouvez miser sur votre site Internet et les réseaux sociaux, qui sont très efficaces pour maximiser la visibilité de votre webinaire. 

Cela dit, l’e-mailing est de loin le canal de communication le plus performant pour inciter vos prospects à s’inscrire. Avec une stratégie d’email marketing adéquate, vous pouvez segmenter votre audience pour diffuser des contenus personnalisés et, de fait, davantage propices à la conversion.

D’ailleurs, pensez à envoyer des e-mails de rappel aux inscrits (par exemple, à J-7 et à J-1) pour vous rappeler à leurs bons souvenirs. Si la thématique de votre webinaire s’y prête, vous pouvez jouer sur l’effet de teasing, et ainsi mettre vos prospects dans les meilleures conditions possibles. 

  1. Travailler la landing page pour favoriser les inscriptions au webinaire 

Quel que soit le canal de communication choisi pour communiquer sur votre webinaire, vous redirigerez probablement vos prospects vers une landing page. Cette page d’atterrissage, qui contient obligatoirement un formulaire, sert à collecter les données des participants pour favoriser la génération de leads. 

Cette étape de conversion est stratégique. Le processus doit être fluide et le plus simple possible. Le contraire risquerait de décourager les éventuels intéressés. Soignez tout particulièrement le formulaire, indispensable à la collecte de données. Réduisez au maximum le nombre de champs et assurez-vous qu’ils soient clairs et bien libellés. Il doit demander un minimum d’efforts à vos prospects ! 

  1. Choisir la bonne plateforme pour diffuser votre webinaire 

Lorsque l’on souhaite organiser un webinaire, on n’oublie pas les aspects techniques liés à sa diffusion. Le moindre aléa pourrait annihiler tous vos efforts ou, pire, générer de l’insatisfaction ou de la frustration chez vos participants.

Ces considérations techniques commencent par le choix de la bonne plateforme pour diffuser votre webinaire. Gratuite ou payante, c’est à vous de voir selon vos moyens et les avantages que chacun outil présente.

Par exemple, si vous cherchez une plateforme gratuite pour organiser un webinaire, YouTube Live est une excellente solution. Vous avez simplement besoin d’un compte Google et d’une chaîne YouTube. Une fois votre webinar lancé, vous pouvez partager votre écran pour réaliser vos présentations et utiliser la fonction chat de la plateforme sociale. 

Les outils gratuits présentent toutefois quelques inconvénients. Vous ne pouvez pas associer votre CRM ou vos outils marketing. Il n’est pas non plus toujours possible d’enregistrer votre webinaire pour qu’il soit accessible en replay. Selon vos besoins, il donc peut-être plus avantageux d’opter une solution de live streaming payante.

  1. Préparer rigoureusement les différentes interventions 

Organiser un webinaire exige de s’attarder autant sur le fond que sur la forme. Si les aspects techniques sont importants, vous ne devez pas négliger la qualité des différentes interventions. Qu’elles émanent de vous ou de conférenciers extérieurs, vous devez les préparer avec la plus grande attention. 

Rappelez-vous que votre webinaire doit apporter de la valeur à ses participants.  S’il est irréprochable en termes d’image et de son, cela ne palliera pas le manque de qualité du contenu. Vous risqueriez de perdre des participants et, à plus forte raison, de perdre des ventes. Or votre objectif est de retenir leur attention jusqu’à la fin de la présentation pour favoriser la conversion. 

Pour arriver à vos fins, nous vous conseillons de multiplier les interactions pour engager les participants durant la conférence en ligne. Vous pouvez poser des questions, intégrer des sondages ou mettre en place un live chat pour recueillir des réactions ou des commentaires. L’aspect ludique est important pour assurer le succès de votre webinaire !

Enfin, dernier conseil, testez toujours votre présentation avant votre webinaire. Ainsi, vous pouvez travailler votre argumentaire, votre gestion du stress ou votre phrasé. Vous serez plus à l’aise le jour J, ce qui se répercutera sur la qualité globale de votre conférence en ligne.

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